Cách thức cũng như mục đích của việc bài trí, sắp xếp các vật dụng trong một không gian bất kỳ là nhằm mang lại sự tiện lợi, thoải mái cho người làm việc tại đó. Cùng V.Startup tìm hiểu cách bài trí văn phòng làm việc sao cho tiện ích và hợp lý nhất.

Đầu tiên, chúng ta hãy chia không gian văn phòng làm việc ra làm 3 khu vực theo mức độ ưu tiên từ cao đến thấp, đặt tên cho chúng là: Khu vực ưu tiên 1, Khu vực ưu tiên 2, Khu vực ưu tiên 3.

Khu vực ưu tiên 1
Đây sẽ là khu vực nằm trong tầm với của bạn khi ngồi làm việc tại bàn làm việc của mình. Bạn nên để những vật dụng cần thiết cho công việc hằng ngày trong khu vực ưu tiên 1 này, ví dụ như máy tính, điện thoại, lịch làm việc, máy in… và ở vị trí thuận tiện cho mình nhất.

Thói quen sắp xếp một cách khoa học những vật dụng cần thiết cho công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm được khoảng thời gian mà bạn dành ra mỗi ngày để tìm kiếm hay dọn dẹp.

Khu vực ưu tiên 2
Đây là những nơi bạn có thể dễ dàng bước đến, nhưng không thể với tới khi ngồi tại bàn làm việc của mình. Ở khu vực này, nên đặt tủ hồ sơ hoặc các tài liệu tham khảo.

Nên sử dụng khu vực ưu tiên 2 này đối với những công việc mang tính chất theo tuần. Vị trí của khu vực này không nên quá cách xa bàn làm việc của bạn quá 1,2m. Đây là cách bài trí tốt nhất giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho công việc của mình.

Khu vực ưu tiên 3
Khu vực ưu tiên 3 nằm khá xa bàn làm việc của bạn (Đó có thể là một nhà kho, một căn phòng riêng biệt hay tầng hầm). Khu vực này dùng để lưu trữ những vật dụng hay các hồ sơ, tài liệu ít khi sử dụng đến, thông thường mỗi năm chỉ sử dụng một hoặc hai lần – chẳng hạn như hồ sơ xét duyệt hàng năm, hồ sơ khách hàng/dự án không còn liên lạc, thông tin về thuế, biểu mẫu thuế, bản khai thu nhập cá nhân của năm trước, thông tin/giấy tờ có liên quan đến các nhân viên hết hợp đồng.

Ngoài 3 khu vực ưu tiên kể trên, để tính tiện ích nâng cao hơn nữa, bạn hãy chia làm ba nơi lưu trữ hồ sơ như sau:

Hồ sơ ưu tiên 3: Để trong tủ hồ sơ dài hạn – đặt đối diện với bàn làm việc.
Hồ sơ ưu tiên 2: Để trong tủ hồ sơ cạnh bàn làm việc.
Hồ sơ đang xử lý: để trong tủ có bánh xe hoặc vị trí dễ di chuyển đến nhằm tăng cường tính linh hoạt và cơ động.

Với bài viết trên, hy vọng những đối tượng làm trong ngành nghề nhân sự hành chính, kế toán… hay người làm việc văn phòng đã tìm ra được cách bài trí vật dụng và giấy tờ sao cho tiện ích nhất, nâng cao hiệu suất làm việc – tiết kiệm thời gian hợp lý.