Bài toán về văn phòng có không gian bao nhiêu là đủ luôn là điều mà những người khi đi tìm thuê văn phòng cho công ty luôn băn khoăn. Trong bài viết dưới đây V.Startup sẽ hướng dẫn bạn các tiêu chuẩn để xác định được diện tích không gian văn phòng phù hợp.

Xác định tiêu chuẩn diện tích văn phòng
Nhân viên văn phòng thường sẽ dành ít nhất 8 tiếng mỗi ngày tại bàn làm việc, do đó, các hoạt động hàng ngày của họ hầu như đều diễn ra tại văn phòng làm việc. Vậy nên, ngoài việc chú ý đến diện tích dành cho không gian làm việc và đồ nội thất thì các tính năng khác cũng cần được xem xét khi lên kế hoạch tìm kiếm văn phòng công ty mới. Những tiêu chí bạn cần chú ý khi tìm văn phòng là:

- Tính riêng tư về âm thanh trong không gian làm việc. Từ kinh nghiệm cho thuê văn phòng của V.Startup thì hầu hết các nhân viên đều sẽ làm việc có năng suất hơn nếu như không gian xung quanh văn phòng không có quá nhiều tiếng ồn khó chịu như tiếng ồn từ các công trường xây dựng, xe cộ... Đặc biệt là đối với những người làm telesale, tiếng ồn sẽ khiến họ khó khăn khi nói chuyện với khách hàng. 
- Văn phòng cần có thiết kế phù hợp với tính chất công việc của từng phòng ban.
- Ánh sáng trong văn phòng làm việc là ánh sáng tự nhiên hay nhân tạo?
- Cần bao nhiêu không gian cho các khu vực khác như khu vực lưu trữ tài liệu, khu vực nghỉ ngơi, giải trí...

Cần bao nhiêu diện tích văn phòng?
Để xác định được tổng diện tích văn phòng cần thiết khi thuê văn phòng làm việc bạn cần dựa trên những khía cạnh sau:

Tính chất công việc
Nếu phần lớn thời gian các nhân viên làm việc là ở trong văn phòng, tức là bạn cần một văn phòng đủ rộng và cung cấp một số tiện ích đi kèm cho họ được thoải mái làm việc trong suốt giờ làm. Ngược lại, nếu phần lớn ngày làm việc của họ là ở bên ngoài văn phòng thì bạn có thể thuê một văn phòng nhỏ hơn. 

Ngoài ra, bạn cũng cần tính thêm không gian để cung cấp các khu vực để tài liệu, máy tính, máy in... 

Các khía cạnh văn hoá
Người phương Tây luôn coi trọng tới không gian làm việc mang tính cá nhân. Nhưng văn hóa của người phương Đông lại ít coi trọng vấn đề này hơn. Do đó mà bạn cần phải xác định được văn hóa của công ty khi tìm thuê văn phòng làm việc. 

Cách tính toán không gian văn phòng cần thiết
Rất khó để có thể phân bố được không gian làm việc trong văn phòng sao cho hợp lý với tất cả các loại công việc. Với kinh nghiệm cho thuê văn phòng trọn gói tại Đà Nẵng, V.Startup khuyên các doanh nghiệp khi thuê văn phòng nên lập kế hoạch chi tiết và xác định rõ các tiêu chí mà bạn cần cho văn phòng công ty mình. Các tiêu chí đó gồm:

- Tổng số nhân viên chính thức làm việc tại văn phòng
- Số lượng nhân viên làm việc chủ yếu trong văn phòng và số lượng thường xuyên ra ngoài.
- Công ty thường xuyên hội họp hay không?
- Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu? Có cần văn phòng riêng cho các lãnh đạo không?
- Công ty có cần không gian riêng để tiếp khách đến văn phòng không? 
- Không gian văn phòng mà công ty hướng tới là gì?

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng
Theo V.Startup, diện tích làm việc cần cho từng chức vụ trong công ty cũng có các tiêu chuẩn khác nhau. 

Tính theo m2/ người
- Với vị trí lãnh đạo công ty, diện tích cần thiết là 10 - 19m2. Tùy yêu cầu của công ty mà lãnh đạo có thể sẽ cần một phòng riêng để tập trung làm việc hơn.
- Với vị trí dành cho nhân viên làm việc toàn thời gian tại văn phòng: tiêu chuẩn diện tích cần cho một người là 4.5m2
- Nhân viên thường xuyên ra ngoài làm việc: diện tích cần cho họ là 3m2
Tính theo diện tích văn phòng/ người
Tiêu chuẩn này thường được áp dụng vào các công ty nhỏ, không phân chia phòng ban và cấp bậc giữa các nhân viên. Tính theo tiêu chí này, một người sẽ cần khoảng 4m2 không gian làm việc.

Trên đây là các tiêu chuẩn bạn cần chú ý khi tìm thuê văn phòng cho công ty. Bạn cũng có thể tham khảo thêm các diện tích văn phòng trọn gói tại Đà Nẵng của V.Startup